Tietosuojaseloste - VRP Rakennuspalvelut Oy - Ilmoituskanava
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä ilmoituskanavassa.
Rekisterinpitäjä: VRP Rakennuspalvelut Oy Y-tunnus: 2240333-7
Muita konserniyhtiöitä ovat VRP Keski-Suomi Oy, VRP Länsi-Suomi Oy ja VRP Etelä-Suomi Oy.
Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot: Saija Larsen
sähköposti: etunimi.sukunimi@vrp.fi
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:
- Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn.
- Euroopan unionin 23.10.2019 hyväksyttyyn direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (EU 2019/1937). Direktiivi velvoittaa yritykset tarjoamaan luotettavan ilmoituskanavan, joka mahdollistaa ilmoitukset väärinkäytöksistä ja epäeettisestä toiminnasta, ilmoittamisen myötä henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta direktiivin asettamat velvoitteet voidaan täyttää.
Säännönmukaiset tietolähteet
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyn kirjaamasta ilmoituksesta sekä ilmoittajaa itseään että ilmoituksessa mahdollisesti mainittuja kolmansia osapuolia koskien.
Edellä mainittujen lisäksi rekisterinpitäjän ilmoitusten käsittelijöistä kerätään henkilötiedot pääsynhallintaa varten (käyttäjätunnukset).
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.
Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
- ilmoitusten käsittelijöiden etunimet, sukunimet, sähköposti, julkinen nimi ja käyttäjätunnus
- ilmoitusten jättäjistä ei kerätä henkilötietoja, mutta ilmoittajat saattavat itse sisällyttää osaksi ilmoitusta omia, toisen henkilön/henkilöiden tietoja osana kirjallista ilmoitusta tai liitetiedostojen metatietojen avulla.
Lisäksi henkilötietoja saattaa kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa ilmoitusta käsiteltäessä.
Tietojen luovutukset ja henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin
Tietoja ei Pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Joissakin tapauksissa käyttämämme pilvipalveluiden palvelimet sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Jos tietoa siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa tai siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen.
Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli VRP Rakennuspalvelut Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.
Henkilötietojen suojaus
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Ilmoituskanavan teknisestä toteutuksesta vastaa ulkopuolinen yhteistyökumppani Keskuskauppakamari, joka käsittelee henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa ja joka ei tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla voisi tunnistaa ilmoituksen lähettäjän.
Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään ilmoituskanavapalvelussa rajoitetun ajan. Rekisterinpitäjä poistaa tiedot sen jälkeen, kun henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeen.
Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.
Ilmoituksista voidaan laatia anonyymia tilastoaineistoa, jota voidaan säilyttää ilman aikarajoja.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole tarkastusoikeutta kaikkiin rekisterissä oleviin tietoihin ja erityisesti ilmoituksen tehneen toisen henkilön tietoihin, jos tietojen antaminen saattaisi haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä tai jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa jonkun muun oikeuksille.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan, siltä osin kuin lainsäädäntö tai viranomaisvaatimus ei sitä estä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty ja lain mukaista tai viranomaisvaatimuksen mukaista velvoitetta henkilötiedon säilytykseen ei enää ole; tai
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos
- rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsoo, että rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.