Isännöintipalvelun ja rakentajan tiivis yhteistyö luo turvaa ja ennakoitavuutta Pirkkalan Vanamon asukkaille
23.11.2023Lunta tupruttaa taivaalta, kun muuttoautot kurvaavat vasta valmistuneen asunto-osakeyhtiö Pirkkalan Vanamon pihaan lokakuun viimeisenä päivänä. Uusia asukkaita tervehtii VRP Länsi-Suomen hankekehitysinsinööri Arttu Haapamäki, joka luovuttaa asukkaille avaimet uusiin koteihinsa.
Vanamo on valmistunut ajallaan nollavirheluovutuksella ja ilman tapaturmia. Mutta mitä kaikkea on tapahtunut ennen varsinaista luovutuspäivää? Palataanpa ajassa noin puolitoista vuotta taaksepäin, aikaan ennen kuin kohteen rakentaminen oli edes alkanut.
Isännöitsijä mukaan jo varhaisessa vaiheessa
Kun kohteen suunnittelu oli käynnissä keväällä 2022, mutta ennakkomarkkinointia ei ollut vielä aloitettu, VRP Länsi-Suomen hankekehityspäällikkö Ilkka Hjerppe otti yhteyttä isännöintitoimisto Kiinteistötahkolaan. Toimisto oli VRP Länsi-Suomelle jo entuudestaan tuttu, sillä Kiinteistötahkola oli hoitanut Vanamon naapureiden Pirkkalan Mustikan ja Kielon isännöinnin. Lisäksi heidän palveluiden hinta oli kohdallaan ja toimivasta uudiskohteiden isännöinnistä löytyi näyttöä.
Yhteistyön käynnistyttyä Hjerppe pohti Kiinteistötahkolan isännöitsijän Peter Jokisalon kanssa muun muassa osakeyhtiön vastikearviota ennen kohteen ennakkomarkkinoinnin aloitusta.
”Kun vastike mietitään tarkkaan jo ennakkoon, tuleville ostajille ei tule yllätyksiä, kun kohde valmistuu”, Jokisalo muistuttaa.
Haapamäki pohtii jo etukäteen yhdessä työnjohtajien kanssa, millaisia kysymyksiä tulevat asukkaat kysyvät isännöitsijältä kohteen luovutuksen jälkeen. Isännöitsijä haluaa tietää ennalta esimerkiksi talotekniikkaan liittyviä asioita, tulevatko irtaimistovarastoon lukot valmiiksi tai että onko pihalla roska-astioita tai hiekoitusastiaa vai pitääkö ne tilata erikseen kohteen valmistuttua.
Yhteistyö tiivistyy valmistumispäivän lähestyessä
Jokisalo ja Haapamäki aloittivat tiiviin yhteistyön muutama kuukausi ennen Vanamon valmistumista. He kävivät palaverissa läpi pitkän listauksen yhtiön asioita teknisestä ja hallinnollisesta näkökulmasta.
”Kävimme asiat ruohonjuuritasolla läpi, jotta kohde tuli tutuksi. Halusimme tietää, millainen kohde on ja mitä meidän tulisi huomioida tai mistä tiedottaa osakkaille. Kaiken kaikkiaan tarkoituksena on, että kapula siirtyy tyylikkäästi arkisessa tekemisessä VRP:ltä meille”, Jokisalo kertoo.
Isännöitsijällä on edessään lähes kahdensadan tehtävän lista, jolla hän varmistaa, että kaikki on kunnossa ennen asunto-osakeyhtiön valmistumista. Hän tarkistelee rahoitusvastiketta, solmii sopimuksia ja varmistaa, että kaikki on mietitty ennen kohteen luovutusta ja ensimmäistä yhtiökokousta.
”Kun listassa on kaikki ruksittu, olen täysin perillä kohteen erityispiirteistä ja tiedottamistarpeista asukkaiden suuntaan. Voin myös luottaa siihen, että kaikki tarvittavat toimenpiteet on tehty. Mitä tarkempi listaus on, sitä paremmin ymmärrän, millainen kohde on kyseessä”, Jokisalo sanoo.
Vanamon valmistumisen tienoilla palavereihin tuli mukaan myös kirjanpitäjä Kiinteistötahkolalta.
Kun kohteen valmistumispäivä lähestyy, isännöitsijä hoitaa monia käytännön toimenpiteitä ja varmistaa, että kaikki on valmiina luovutusta varten. Tarkka seuranta ja aikataulujen hallinta ovat avainasemassa, jotta kaikki sujuu moitteettomasti.
Noin kaksi viikkoa ennen kohteen valmistumista isännöitsijä toimittaa tuleville osakkaille tiiviin tiedotepaketin kohteesta. Vanamon tapauksessa kyseessä oli 10-sivuinen kattaus taloyhtiön oleellisista asioista.
”Tiedote on onnistunut, jos puhelimeni soi valmistumispäivänä vain vähän”, Jokisalo naurahtaa.
Viestintä ja yhteistyö toimivat sähköisesti
Noin kaksi kuukautta luovutuksen jälkeen rakennuttaja kutsuu koolle ylimääräisen yhtiökokouksen (ns. hallinnonluovutuskokouksen), jossa yhtiö siirtyy rakennusliikkeen hallinnosta osakkaiden hoitoon ja sille valitaan uusi hallitus. Isännöitsijä jatkaa tiivistä yhteistyötä hallituksen kanssa varmistaakseen taloyhtiön saumattoman toiminnan.
Jokisalo kertoo Vanamon osakkaiden osoittaneen kiinnostusta esimerkiksi sähkölatauspisteiden hankintaan.
”Rauhoittelin jo kiireisimpiä, sillä esimerkiksi tällaiseen asiaan odotetaan ensimmäistä yhtiökokousta, jossa muodostetun hallituksen kanssa asiaa lähdetään edistämään ja linjaamaan tarkemmin”, Jokisalo kertoo.
Viestintä isännöitsijän ja taloyhtiön välillä tapahtuu sähköisen järjestelmän kautta. Kaikki tieto on helposti saatavilla samasta paikasta, ja osakkaat voivat tehdä vikailmoituksia ja huoltopyyntöjä portaalin kautta. Lisäksi tärkeät asiakirjat, kuten kauppakirjat, säilyvät sähköisessä järjestelmässä.
VRP tekee tiivistä yhteistyötä isännöintifirman kanssa ensimmäisen vuoden ajan. Vuositarkastuksen jälkeen VRP:n rakentamisvaiheen tehtävät kohteessa päättyvät ja yhtiö jatkaa elämäänsä isännöitsijän ja hallituksen ohjauksessa.
Tutustu asunnonostajan oppaaseen
Löytyisikö tuleva kotisi Vanamosta? Tutustu kohteeseen ja sen asuntoihin!